ToDo-Better Impulse für Deinen Arbeitsalltag

Die wohltuenden und begeisternden Inhalte des 2021 erschienenen Buches „Professionelle persönliche Planung und Selbstmanagement“ für sich zur Wirkung bringen, ohne es zu kaufen und lesen zu müssen.

ToDo-Zettel für jeden Tag mit 2 Klassen von ToDos

Tage sind nicht vorhersehbar. Es läuft immer anders als geplant. Aber Aufmerksamkeit lässt sich steuern. Ablenkung, Verzettelung und Stress lässt sich vermindern durch ToDo-Better Tagesplan. 

ToDo-Input – Output Diagramm

Bild: Es kommt immer anders als geplant? Deshalb gibt es zwei Klassen von Tages-ToDos

So gehst Du vor. Das solltest Du berücksichtigen:

Mache für jeden Tag einen eigenen ToDo-Zettel, auf dem Du kurz, in Form einer ToDo-Liste formulierst und schreibst, was sein soll. Du hältst so selbstverbindlich fest, was Du heute verfolgen und auch gegen allen Druck, Verlockungen und Verwirrung des Arbeitsalltags erreichen willst. Du setzt Dir in den Kopf, was sein soll.

Da kein Tag voraussehbar und immer voller Überraschungen ist, signalisierst Du Dir beim Erstellen der Tages-ToDo-Liste visuell, welches der Tages-ToDos für den laufenden Tag zeitkritisch sind oder nicht. Das nimmt den Druck weg und fokussiert Dich, wenn es eng wird, auf das Wesentliche, d. h. die Tages-ToDos, bei denen ein materieller oder immaterieller Schaden entstehen würde, wenn Du heute nichts dafür machst. Kannst Du ein Tages-ToDo auch noch morgen oder später machen, ist es ein nicht zeitkritisches Tages-ToDo.

Ein starker Tages-ToDo-Plan sollte aus 6–12 Tages-ToDos bestehen. Du solltest Dir dafür zwischen 5 und 10 Minuten Zeit nehmen. Du nutzt 0,5 % des Arbeitstages, damit Du die restlichen 99 % produktiver und entspannter bist, weil Du einen guten Plan verfolgst.

Drei Klassen von ToDos des Vortages | Mit Postfix versehen

So gehst Du vor. Das solltest Du berücksichtigen:

Führe Dir früh am Morgen, bevor Du den Tag planst, also bevor Du an die Arbeit gehst, Deine ToDos vom Vortag vor Augen. Lass Dir kurz für jedes ToDo durch den Kopf gehen, was damit war und wie Du mit Deiner eigenen Arbeitsanweisung in Form der ToDos umgegangen bist. Jedem ToDo weist Du eine von drei Klassen zu und signalisierst das in Form eines Postfix-Symbols.

Klasse 1: ToDo abgeschlossen, Ziel erreicht = OK-Haken

Klasse 2: ToDo bearbeitet, war dran = O-Kreis

Klasse 3: ToDo liegen lassen. Nichts dafür gemacht = X-Buchstabe

Während Du das Postfix-Symbol hinter die ToDo-Beschreibung setzt, wirst Du Dich erinnern, was Du gestern alles geschafft hast. Das ist immer mehr, als Dir ohne Tages-ToDo-Liste bewusst ist. Das motiviert. Bei den ToDos, an denen Du dran warst, überlegst Du automatisch, was noch dafür zu tun bleibt und auf welchen Tages-ToDo-Plan oder auf welche Wiedervorlage Du das setzen möchtest. Für ToDos, die keine Aufmerksamkeit und keine Zeit von Dir bekommen haben, entscheidest Du, ob es Sinn ergibt, sie in einem künftigen Tages-ToDo-Plan zu platzieren. Da diese Abwägungen und Entscheidungen früh am Morgen in Ruhe erfolgen, machst Du weniger Fehleinschätzungen und Fehlentscheidungen als schon ermüdet im späteren Tagesverlauf aus dem Trubel des Tagesgeschäfts heraus. Die Erfahrung zeigt, dass für den beschriebenen ToDo-Review 5 Minuten ausreichend sind. Das sind die 5 Minuten des Tages, die einen wesentlichen Unterschied machen, wie Du Dich fühlst und wie zuverlässig Du bist.