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Philipp

Philipp hat Review und Neuplanung mit der 2ease SMan Timeline nach den Inhalten in Kapitel 4 des Buches „Professionelle Persönliche Planung und Selbstmanagement“ gelernt und angewendet. Durch Mentoring aus der Ferne über die Smoffen-Mentoring-Plattform führte sein Mentor ihn dazu, keine Tage und Wochen unüberlegt und ungeplant anzugehen.

Folgende Hilfsmittel haben die Veränderung zum Besseren bei Philipp bewirkt:

So nutzt Philipp die 2ease SMan Timeline

Tagesreview und Neuplanung

Damit die wenigen morgendlichen Minuten des Smoffens möglichst effizient und effektiv sind, sollten Review und Planung nicht nur im Kopf stattfinden. Die genaue Vorgehensweise mit dem 2ease SMan System steht im Kapitel 4 von „Professionelle persönliche Planung und Selbstmanagement“.

Wochenübergang

Sollen jedoch komplexere und größere Ziele über eine längere Zeit verfolgt werden oder große Vorhaben realisiert werden, ist der einzelne Tag als Planungshorizont zu wenig. Es braucht dann eine Abfolge von Tätigkeiten über viele Tage und Wochen verteilt.

I: In einem Doing-better 3D-Kurs vom Mai 2022 bis August 2022 wurdest du mit der 2ease SMan Systematik dazu gebracht, jeden Tag und jede Woche systematisch, wohlüberlegt und geplant anzugehen. Was hat das für dich bewirkt?

B: Es gibt mir extrem viel Sicherheit. Und zwar Sicherheit, nichts zu vergessen, ja? Oder das Gefühl, nichts zu vergessen. Das bringt Ruhe für mich, es bringt Gelassenheit, weniger Stress. Und was am Anfang gerade ganz richtig war, ein Bewusstsein dafür, was ist wichtig. Also, alles ist grundsätzlich erstmal wichtig, alle meine Aufgaben, Tasks und so. Aber was ist wichtig und zeitkritisch? Da zu unterscheiden. Und da für mich den Druck rauszunehmen und zu sagen: “Okay, das ist zwar wichtig, aber ich habe jetzt, was wichtig ist und was zeitkritisch ist auch noch, wo auch andere von abhängen.” Und das hat mich viel weiter nach vorne gebracht, weil ich dort ein echtes Thema hatte, dass ich mich da habe leiten lassen von Externen, von anderen. Und seitdem ich da für mich den Weg gefunden habe, ja, zu definieren, in welcher Reihenfolge ich welche Tasks mache / und gerade weil ich auch nicht nur als Abteilungsleiter tätig bin. Ich habe auch eigene Projekte noch und ich habe auch noch den Level 3-Support, wo dann fremd-getriggerte Themen kommen. Und da zu unterscheiden, wichtig und zeitkritisch, das hat  mich total entlastet, weil ich dort für mich dann einen Weg gefunden habe, zu selektieren. Und für mich den Druck etwas rauszunehmen.

I: Und wie hat das verändert, wie du dich fühlst dabei? Und wie du wirkst und wie gut du bei der Arbeit bist?

B: Na ja, habe ich schon gesagt. Den Druck rausnehmen, weniger Stress, gelassener. Ich denke auch, sichereres Auftreten gegenüber anderen. Einfach auch im Team Sicherheit zu bringen und zu sagen: “Okay, das machen wir jetzt nicht.” Sondern zu sagen: “Das ist wichtig und da fangen wir jetzt an.” Und auch meinem Team die Hilfestellung zu geben und zu sagen: “Okay, die da zu unterstützen beim wohlüberlegten Start in den Tag.” Ich denke, dass ich auch nach außen / die Außenwirkung schon, ja, anders ist dadurch.

I: Und du hast gesagt, im Mai hast du gestartet. Ab wann ist das für dich spürbar geworden, diese Veränderung? Wie lange nach dem Kursstart hast du die Veränderung gespürt?

B: Na, ich denke, so drei, vier Wochen, bis die ersten Veränderungen eingetreten sind, hat es wohl gedauert. Ich musste für mich erst mal den Mehrwert erkennen. Und musste vor allen Dingen / was ich so ein Thema habe. Ich musste meinen inneren Schweinehund mal überwinden, für mich diese Regelmäßigkeit reinzubringen. Wo ich ganz häufig das Thema hatte, ich bin morgens angekommen in der Firma und wurde direkt mit irgendwelchen Fragen bombardiert. Und dadurch habe ich mich total aus dem Konzept bringen lassen. Aber das für mich umzusetzen, dass das eine Routine wird, morgens das zu tun und mir einfach die Zeit zu nehmen, ja, wirklich zu nehmen und zu sagen: “Okay, nein, alles Digitales aus und erst mal meinen Tag planen.”, das hat schon ein bisschen gedauert. Aber ich denke, so die ersten Fortschritte und auch merkbaren Fortschritte, spürbaren Fortschritte, so nach drei, vier Wochen merkt man da schon was.

I: Hat sich denn auch was in der Beziehung zu deinen Mitarbeitern vielleicht verändert, zu deinen, ja, Kollegen?

B: Ja, ich denke schon. Ich denke schon, dass die das auch gemerkt haben, dass ich nicht mehr so kopflos losgerannt wird, unstrukturiert. Klar, wenn du dich planst und wenn du strukturiert vorgehst, wirkt das nach außen hin auch viel reifer. Also, das hat mir jetzt keiner persönlich direkt gesagt, aber ich denke schon, dass du das auch am Output merkst. Wie läuft ein Projekt? Springt der nur rum und löscht Feuer? Oder geht er strukturiert vor? Also, ich denke schon, dass die Kollegen das dort gesehen haben. Wie gesagt, gesagt hat es mir direkt keiner. Aber ich würde mal davon ausgehen. Würde es mal mutmaßen.

I: Hat sich denn was in der Beziehung zu deinem Vorgesetzten verändert?

B: Ja, weil der auch smofft. Und dem ist es direkt aufgefallen und der hat es mir auch gesagt. Also, der hat mir auch gesagt, dass er das sehr wohl wahrnimmt. Dadurch, dass er selber smofft und vom Jürgen auch gecoacht wurde, hatte er den Blick dafür. Und der hat ganz klar die Veränderung auch schnell wahrgenommen und hat gesagt: “Alles klar.” Er sieht direkt die Parallelen halt zu sich. Der konnte halt schon vergleichen und hat mich da sehr gelobt. Was mich motiviert hat, da weiterzumachen.

I: Du gehst Tage und Wochen nicht mehr unüberlegt & ungeplant an, sondern vor dem Start des Tages gehst du erst einige Minuten Offline und schaust keine Bildschirme an, um in Ruhe zu überlegen, reflektieren, zu entscheiden und zu planen. Wie wichtig ist dieser Schritt auf einer Skala von eins bis zehn für dich?

B: Also, ich würde das schon zwischen neun und zehn ansiedeln. Für mich ist es jetzt wirklich so in Leib und Blut übergegangen, ja? Und ich habe ein schlechtes Gewissen, wenn ich nicht smoffe, weil mir dann was fehlt. Mir fehlt dann die Sicherheit, dass ich jetzt drüber nachgedacht habe, was wird heute wichtig? Was möchte ich heute machen? In welcher Reihenfolge? Und wo gibt es Schnittstellen, wo sind Absprachen nötig? Und es gibt Tage, wo ich halt so fremdgesteuert bin, dass ich dann wirklich mal nichts smoffe, weil es nur ein Thema gibt und ich auch dann nichts anderes schaffe. Aber trotzdem / also, es ist dann nicht vergessen. Sondern einfach, weil es keinen Mehrwert hat an diesem Tag und ich dann wirklich das Gefühl habe, ich habe ein richtig schlechtes Gewissen, gegenüber mir selbst, ja? Weil ich das Gefühl habe, ich habe nicht genug organisiert. Ich hätte den Tag nicht anders beeinflussen können, weil ich durch diesen Level 3-Support oder halt durch einen Kundentermin auch zehn Stunden eine Sache mache, ja? Ich hatte neulich einen Test mit einem Kunden. Und da kannst du nichts anderes nebenbei tun. Da kannst du nicht telefonieren. Da kannst du nicht kurz abstellen oder so. Es passt einfach nichts anderes in den Tag rein. Aber trotzdem hat es mir gefehlt. Also, ja, für mich ist es sehr wichtig.

I: Ja. Wie schätzt du denn den Vorteil heute in der Arbeitswelt generell ein, erst mal zum Überlegen und Planen offline zu gehen, bevor der Tag losgeht, für andere?

B: Extrem wichtig. Du siehst das ganz häufig bei jungen Kollegen, die einfach sehr unüberlegt und sehr reaktiv einfach nur losgehen. Und ich denke, viele Themen könnte man schon viel früher eliminieren. Aber, dass die gar nicht aufpoppen würden, wenn die Kollegen dort einfach nur mal drüber nachgedacht hätten, was wird heute wichtig? In welcher Reihenfolge möchte ich es tun? Wo wartet jemand auf mich? Wo hängt es ab davon, dass ich Output liefere, dass ich Input liefere? Wie auch immer. Also, ich kann mir keinen Beruf vorstellen, wo das nicht wichtig wäre. Dass man einfach mal / also, du brauchst ja auch nicht eine Stunde oder so. Sondern an einem Tag ist es mal weniger, an einem Tag mal mehr. Aber ich glaube, wer sagt, er kann morgens einfach losgehen und machen / also, mir fällt kein Beruf ein, wo es einen nicht weiterbringen würde.

I: Du sagst, mal mehr, mal weniger. Wie viele Minuten smoffst denn du am Morgen?

B: Ja, zwischen fünf und zehn, würde ich sagen. So ein gutes Mittelmaß, so acht, glaube ich, ist jeden Morgen irgendwie immer drin. Das reicht aber auch für mich so. Für einen normalen Tagesablauf. Also, ich habe fixe Termine, die trage ich mir schon vor für die Woche. Und alles, was dann so im Tagesablauf kommt, kannst du ja nicht beeinflussen. Aber so fünf bis zehn Minuten reichen, denke ich, jeden Morgen aus.

I: Und so für einen Wochenreview und Wochenübergang, wie lange dauert das?

B: Ich habe das mal mit zehn Minuten probiert. Und ich denke aber, das ist zu wenig. 15 bis 20 Minuten braucht man schon, um wirklich die Woche aktiv Revue passieren zu lassen und sich wirklich nochmal dran zu erinnern, was war an welchem Tag? Was war da wichtig? Was war vor allen Dingen positiv? Weil das ist das, was wir häufig vergessen. Das musste ich auch sehr hart lernen, dass ich mir eigentlich immer nur das negative gemerkt habe und gar nicht, was denn eigentlich gut lief? Also, meine Grundeinstellung hat sich auch durch das smoffen geändert. Einfach mal, wenn du den Quartalsrückblick machst, zum Beispiel weißt du dann nur noch die negativen Sachen. Aber wenn du die Positiven aufschreibst und festhältst, das bringt dich vom Mindset her viel weiter. Weil, wie gesagt, um auf die ursprüngliche Frage zurückzukommen, 15 bis 20 Minuten, denke ich, pro Wochenreview brauchst du schon.

I: Du nutzt in deinem Arbeitsalltag die 2ease SMan Systematik, um sicher nichts Relevantes zu vergessen, sich besser zu erinnern, sich besser zu steuern, sich zu motivieren und sich zu entscheiden. Wie schwer war es denn für dich, die 2ease SMan Systematik eigen zu machen, auf einer Skala von eins bis zehn? Eins ist überhaupt nicht einfach, zehn ist sehr einfach.

B: Ich würde sagen, zwischen acht und neun. Es hat ein bisschen gedauert, was ich anfangs schon gesagt habe: Ich habe anfänglich alles als wichtig deklariert und musste dann für mich erst mal das Bewusstsein schaffen. Aber das eigentliche System zu nutzen hast du in unter vier Wochen drin.

I: Zwischen den Workshops, verteilt über mehrere Wochen, hatte ein Mentor via einer Web-App Einblick in deine persönlichen Notizen, Reviews und Planungen. Er konnte sie via Web kommentieren und direkt Rat geben, ohne jemals zu telefonieren. Wie hast du diese Unterstützung und Begleitung on-the-Job durch einen Mentor empfunden?

B: Ich habe es als gute Hilfestellung empfunden. Gerade auch, was ich vorhin schon mal gesagt habe, dieser innere Schweinehund, den ich für überwinden musste. Wo auch mal so Nachfragen kamen. So: “Hast du es heute Morgen vergessen? Machst du es noch?” Einfach noch mal den Mehrwert nahebringen. Auch am Anfang vielleicht sogar daran erinnern, ja, da gibt es noch was. Auch diese Smoffmail (Smupser), die jeden morgen kommt. Ich warte eigentlich schon drauf. Wenn sie nicht kommt, bin ich schon fast traurig. Da weiß ich schon, dass mit eurem E-Mail-Server was nicht stimmt. Durch das Feedback habe ich dann eigentlich die Wahrnehmung bekommen, wichtig und zeitkritisch. Weil ich alles als sehr wichtig hatte und dann kam die Frage vom Jürgen, die mir die Augen geöffnet hat. So: “Ist das alles total wichtig? Was machst du denn jetzt zuerst?” So: “Wie willst du denn da eine Unterscheidung treffen, wo du anfängst?” Und als er das zwei-, dreimal gefragt hat, dann dämmerte es mir so, ja? Da kam dann die Erleuchtung, dass das so nicht funktionieren kann.

I: Warum smoffst du? Was macht das Doing-Better-System aus und wieso sollten es mehr Menschen nutzen?

B: Ich smoff halt, weil es mir Sicherheit bringt, ja, weil es mir halt Stress nimmt, weil es mich strukturierter macht, weil ich dann weniger Sachen vergesse. Und ich denke, dass jeder davon nur profitieren kann. Also, wie gesagt, ich kann mir niemanden vorstellen, die komplett fremdgesteuert sind.

I: Wem würdest du empfehlen, sich die 2ease SMan Systematik anzueignen?

B: Prinzipiell jedem. Wie gesagt, den Menschen, die ihre Aufgaben immer nur zugewiesen bekommen, ja, vielleicht weniger. Wobei, man kann das ja auch ganz schön auf das Private umsetzen. Ja? Also, ich glaube, meine Frau hat es, denke ich, auch gemerkt, weil ich einfach private Termine auch weniger versemmel. Also jemand, der vielleicht in der Firma getriggert ist von extern und viele private Themen hat, kann das ja auch dafür nutzen. Also, man muss es ja nicht immer nur zwingend auf irgendwie die Arbeit münzen. Also, ich habe auch ganz viele private Themen in meinem Smoffbuch stehen, wo ich das / ich musste das ja alles in Einklang bringen, ne? So. Und ja, prinzipiell würde ich erst mal grundsätzlich sagen, jeder kann das nutzen. Der eine mehr, der andere weniger. Also, ja.

I: Cool. Schön. Dann kommen wir jetzt zum letzten Teil des Gesprächs, wo ich dir Aussagen vorlese und du darfst dann bewerten auf der Skala von eins bis zehn. Eins heißt dabei, trifft überhaupt nicht zu. Und zehn, trifft voll und ganz zu. Und wenn du dann bewertet hast, darfst du noch in ein bis zwei Sätzen begründen, warum das so ist.

B: Okay.

I: Würden mehr Menschen ihren Tag erst wohlüberlegt und geplant angehen, gäbe es viel weniger gestresste Menschen bei der Arbeit.

B: Ich würde sagen, trifft voll und ganz zu. Also, von eins bis zehn, würde ich mindestens eine Neun geben. Ich glaube, es gibt ganz viele Themen, wo einfach Stress aufkommt, weil jemand etwas vergessen hat. Und das muss dann ganz schnell nachgeholt werden. Und das bringt dann Unruhe. Und diese Unruhe schwappt von einem auf den anderen über. Und das ist wie so eine Kette, wie so eine Dominosteinkette, die dann umfällt.

I: Würden mehr Menschen ihren Tag erst wohlüberlegt und geplant angehen, wären die Unternehmen produktiver und schneller.

B:Ich denke auch so acht bis neun, wobei das natürlich auch von den Mitarbeitern abhängt, wie der Output ist. Man kann sich schön organisieren. Wenn du aber dann trotzdem keinen Output bringst, sage ich mal, bringt es einen auch nicht weiter. Aber grundsätzlich glaube ich schon, dass das irgendwie so acht bis neun mindestens ist.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen, mit dem 2ease SMan System bin ich ruhiger und entspannter geworden.

B: Ja, trifft voll zu. Weil ich für mich die Sicherheit habe, zumindest zu glauben, nichts zu vergessen, dass mir die eine oder andere Sache doch mal durch die Finger geht. Klar, passiert immer, bin auch nur ein Mensch. Aber wenn ich das bestmögliche getan habe, um mich zu organisieren, bin ich für mich erst mal gut drauf und bin dadurch ruhig und ja.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan System lasse ich mich weniger aus der Ruhe bringen. Ich bin resilienter geworden.

B: Ja. Ja, trifft auch voll zu, weil ich durch diese Einstufung als wichtig und wichtig und zeitkritisch habe ich für mich ja schon selektiert, ja, ist wichtig. Grundsätzlich schreien erst mal alle: “Ganz wichtig. Ich bin wichtig.” Aber ich kann dann meinen Plan umsetzen, ja? Meine Liste oder meine Reihenfolge abarbeiten. Und das bringt mich halt / also, ich kann das dann ja auch begründen, warum, ja? Warum der eine jetzt wichtiger ist als der andere. Und das schafft Ruhe und das bringt mir auch Ruhe und bringt mich dann auch nicht aus der Ruhe, wenn ich diesen Plan verfolge.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan System bin ich substanziell produktiver geworden.

B: Ob ich das bin, (…) weiß ich nicht. Es fühlt sich auf jeden Fall so an. Das müssten wir jetzt meine Vorgesetzten fragen. Aber ich fühle mich zumindest so, dass ich meine Projekte besser umsetze. Effektiver, substanziell effektiver.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan System bin ich zuverlässiger und zielsicherer geworden.

B: Das, denke ich, kann ich, denke ich, auch mit gutem Gewissen trifft voll und ganz zu sagen. Denn da ich auch beim Smoffen auch die Belange meiner Mitarbeiter ja berücksichtige, bin ich natürlich auch / und auch meiner Familie, ne? Bin ich dort auch zuverlässiger, weil mir die Themen halt nicht durch die Lappen gehen und ich auch bei meinem Projektgeschäft, bei meinem Tagesgeschäft halt auch viel organisierter bin und einfach weniger vergesse. Und dadurch halt auch dann zuverlässig / und das ist auch das, was ich als Feedback von den Kunden bekomme, dass ich dort sehr zuverlässig bin. Und ich denke, ohne das Smoffen wäre das nicht so. Also, ist meine Meinung.

I: Toll. Gut. Das wäre es mit den regulären Fragen gewesen. Wenn du jetzt noch irgendwas sagen möchtest und der Nachwelt hinterlassen möchtest, darfst du das gerne tun. Und wenn nicht, ist auch nicht schlimm. (lacht)

B: Ich hatte immer ein Problem, nicht nein sagen zu können. Und dadurch, dass ich einen Plan habe und das kategorisiere, brauche ich ja kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn ich jemanden absage oder verschiebe, also hinten anstelle, weil ich es in einer sinnvollen Reihenfolge eingetaktet habe. Und dann hilft es mir auch, einfach nein zu sagen und zu sagen: “Okay. Du musst warten.” Oder: “Du bist später dran.” Oder: “Ich habe dann und dann Zeit für dich.” Und das habe ich auch durch das Smoffen gelernt. Wenn ich dann jemanden sage: “Okay. Ich würde dir gerne helfen, aber ich kann dir heute nicht mehr helfen, sondern ich habe dann und dann einen Termin für dich frei”, dann habe ich für mich ja auch kein schlechtes Gewissen. Weil es ist auch nicht vergessen oder nicht wollen, sondern es ist einfach, ich kriege vor Augen geführt, okay, der Tag ist maximal / das Maximale rausgeholt. Mehr ging nicht. Der Kunde oder der Kollege muss jetzt warten. Aber das liegt nicht an mir, sondern es geht nicht mehr. So. Und das hat meine Denkweise auch wieder positiv beeinflusst. Weil ich mache mir keine Vorwürfe, dass ich irgendjemand habe hängen lassen. Sondern es ist einfach, ich habe alles gegeben und das hat halt nicht reingepasst. Ich kann es nicht ändern.

Aus Gründen der Lesbarkeit und Verständlichkeit wurde die 1:1 Transkription des gesprochenen Wortes bearbeitet. Teile des Interviews wurden gekürzt. Die unten stehende Version wurde vom Interviewten geprüft und freigegeben, in dem Sinne, das der unten stehende Text korrekt und unverfälscht seine/ ihre Meinungen und Erfahrungen wiedergibt.