Selbststeuerungs- & Erinnerungs-System

System-Design-Ziel: Arbeitstage wertvoller machen!

Unsere wertvollste und endlichste Ressource ist unsere Zeit. Das 2ease SMan System ist darauf ausgelegt, die uns verfügbare Zeit im Sinne unseres heutigen und künftigen Wohlergehens zielführender zu nutzen.
Unsere Lebenszeit teilt sich in Jahre, die Jahre in Wochen und die Wochen in Tage. Damit es uns im Arbeitsleben besser geht, müssen wir Doing-better an der kleinsten natürlichen Einheit ansetzen: dem einzelnen Arbeitstag. Bessere Arbeitstage ergeben in der Summe auch ein besseres Arbeitsleben.

Das erste Etappenziel des 2ease SMan Systems lautet es daher, jeden einzelnen Arbeitstag emotional und wirtschaftlich so wertvoll wie möglich zu machen. Es geht darum, jeden Tag geschickt mit möglichst wertvollen Inhalten zu füllen und wertlose Inhalte im Rahmen der individuellen Möglichkeiten und Zwänge eines jeden Tages herauszuhalten.

Smoffen ist Dreh- und Angelpunkt für Doing-better

Am Anfang eines jeden Tages stehen einige ruhige Minuten des persönlichen Reviews und der Neuplanung. Diese wertvolle positiv Life-changing-Zeitspanne heisst “Smoff-time”.
Es ist eine tägliche bewusste Auszeit für professionelleres Selbstmanagement = Self-Management-off-time.

Make your Day!

Um jeden Tag möglichst wohlüberlegt & geplant vorzugehen, braucht es ein klares Bewusstsein und die Erinnerung daran, was am Vortag war, sowie eine Planung der Vorhaben, der Ziele und des Ablaufs des neuen Arbeitstages. Man entwirft bewusst jeden Arbeitstag. Damit das in wenigen Minuten möglich ist, müssen der Tagesreview und der neue Plan möglichst auf einen Blick erfassbar und sehr einprägsam sein. Das ist bei Formblättern, bei einfacher Symbolik und beim Schreiben sowie Skizzieren per Hand der Fall.
Die 2ease SMan Systematik nutzt für Tagesplan und Tagesreview das handliche Format einer einzelnen DIN-A5-Formblattseite. Es ist eine Art Spickzettel für jeden neuen Tag.

Unwägbarkeiten und Überraschungen sind Teil des Jobs. Damit muss man professionell umgehen können. Dafür wird man bezahlt.

Die Logik und die Konventionen, jeden Tag wohlüberlegter & geplanter vorzugehen, sind im Doing-Better-Strategie-Buch «Professionelle persönliche Planung und Selbstmanagement» im Kapitel 4 auf den Seiten 210 bis 238 beschrieben. Die damit erreichten Doing-better-Wirkungen sind im Bild rechts daneben dargestellt.

Nichts Relevantes aus den Augen verlieren oder vergessen

Alles Relevante aus einer Woche, das nicht vergessen werden soll, wird auf dem jeweiligen Wochennotizblatt festgehalten. Bei dem Wochenreview und der Wochenneuplanung (Smoffen) sind alle angefallenen persönlichen Notizen der abgelaufenen Woche auf einen Blick ersichtlich. Alles wird kurz bedacht und über deren weitere Nutzung entschieden. Es kann nichts Relevantes mehr aus den Augen verloren oder vergessen werden.

Das Wochennotizblatt ist eine schnelle, visuelle Arbeits- und Gedankenzwischenablage. Beim Wochenreview wird es «geleert» und die künftige Verwendung aller nützlichen Inhalte gesichert.

Jede Woche wohlüberlegter & geplanter vorgehen

Nach der Gestaltung und dem Review eines jeden Tages ist der nächste logische Fort-schritt, auch jede Woche systematisch zu planen und einen persönlichen Wochenreview zu machen. Es tut gut, sich bewusst zu machen und festzuhalten, was die vergangene Woche ausgemacht hat, was erfreulich war und was für die Zukunft nützlich sein wird. Genauso tut es gut, eine Vorstellung über den Ablauf und die Inhalte der neuen Woche zu entwickeln und seine Freiheitsgrade wohltuend und zielführend bei der Planung der Nutzung der kommenden fünf Arbeitstage zu nutzen.

Für den weiteren Fortschritt in Richtung wohlüberlegteres & geplanteres Vorgehen ist das DIN-A5-Wochenplan-Blatt das zentrale Medium. Darüber wird auch die bestmögliche Verfolgung übergeordneter und langfristiger Ziele in jeder Woche sichergestellt. Die wöchentliche Arbeitsplanung und der wöchentliche Arbeitsreview erfolgen übersichtlich und strukturiert – aufgeteilt in vier Handlungsfelder. Dafür braucht es 20 plus/minus 5 Minuten Zeit, je nach Job und Situation. Mit einem Wochenplan als Grundlage reichen für die professionelle frühmorgendliche Planung und Review der einzelnen Tage 4 bis 8 Minuten aus.

Sich planen, reflektieren und erinnern über Wochen hinweg

Der 2ease SMan Systemkern ist die einzelne Woche. Er besteht aus acht Formblattseiten. Die datierte chronologische Folge von vielen 2ease SMan Wochen bildet zusammen mit Quartalsnotizblättern die 2ease SMan Timeline. Es ist ein integrales persönliches Planungs-, Review- und Erinnerungsmanagementsystem.

Illustration der Formblätter der 2ease SMan-Woche

Smoff-Bilder Galerie

Hier können Sie zwei Dutzend Langzeitanwender der 2ease SMan Systematik bei Planung und Review (Smoffen) von Tagen und Wochen über die Schulter schauen. So einfach können begeisternde Veränderungen zum Besseren erreicht werden. Es ist eindrücklich was Bleistift, Papier und einige ruhige Minuten am Morgen bewirken können.

Die 2ease SMan Systematik umfasst die Formatvorlage und Planungskonventionen für Planung und Review über lange Zeiträume von Monaten, Quartalen, Jahren und Lebensphasen.
Damit können auch persönliche strategisch-taktische Planungen gemacht und deren operative Umsetzung gesichert werden.