
Björn
General Manager
Björn hat Review und Neuplanung mit der 2ease SMan Timeline nach den Inhalten in Kapitel 4 des Buches „Professionelle Persönliche Planung und Selbstmanagement“ gelernt und angewendet.
Seine Erfahrungen in Kürze auf den Punkt gebracht.
Kernaussagen
Positive Wirkung bei Mitarbeiter
“Es hat bei jedem eine Veränderung bewirkt in der Form, dass jeder wesentlich mehr über sein Tun nachdenkt und seine Tage reflektiert”
Schnelle und beeindruckende Wirkung
“Für mich als Auftraggeber waren die wichtigsten beziehungsweise die begeistertsten Wirkungen, dass ich mit zusehen konnte, wie sich ein Großteil der Mitarbeiter sehr positiv weiterentwickelt hat.”
War gute Investition. Empfehle ich jedem.
“Geschäftsfreunden würde ich empfehlen, im Unternehmen wohlüberlegteres und geplanteresVorgehen systematisch zu fördern.”
Kann mit Papier und Stift Mitarbeiter besser abholen
“…ich kann meine Mitarbeiter und meine Kollegen nicht in meinen Kopf gucken lassen, sodass ich ihnen meine Herangehensweise besser näherbringen kann, wenn ich meine Ideen schriftlich niederlege.”
Folgende Hilfsmittel haben die Veränderung zum Besseren bei Björn bewirkt:
Transkription des Interviews
I: Das ist Björn. Er ist General Manager bei einem Unternehmen für flexible elektrische Heizungslösungen und smofft seit zehn Monaten. Du hast von Juli bis Oktober an einem Doing-better 3B-Kurs teilgenommen. Du gehst nun jeden Tag und jede Woche systematisch, wohlüberlegter und geplanter an. Was hat das für dich bewirkt?
B: Für mich war das erst einmal eine ganz spannende Umstellung. Ich habe seit Jahren eine Diskussion mit meiner Frau am Laufen, die immer noch mit Kalender und Stift arbeitet und ich habe ihr konsequent alle meine Einladungen und Termine per Outlook geschickt.
Das Ganze retour hat zwei Dinge bewirkt. Das eine war das Schmunzeln meiner Frau. Das andere hat bewirkt, dass man tatsächlich alle Themen an einem Platz hat. Das war für mich der Riesenvorteil. Man setzt sich hin, man strukturiert sich, man hat das unter Umständen jederzeit, auch in Meetings und Besprechungen dabei. Man hat dort auch seine Notizen und Gedanken und Themen, die man dort platzieren möchte, immer verfügbar.. Man schaut sich ganz gezielt an, was am Tag und für die Woche relevant ist. Man plant natürlich auch über das Quartal und das Jahr, je nachdem, wie man sich in den Workshops entwickelt.
Ich merke, ich bin nicht immer zu hundert Prozent ein Smoffer. Aber die Tage, an denen ich das auslasse, aus welchem Grund auch immer, laufen bei mir definitiv unstrukturierter ab als die Tage, an denen ich geplant unterwegs bin. Von daher ist es schon ein sehr großer Effekt gewesen. Nicht, dass ich sage, ich war unstrukturiert. Das war nur so, dass man seine Unterlagen und Mitschriften doch immer einmal wieder gesucht hat, einmal in einem Microsoft Tool, einmal auf Papier. Jetzt habe ich das alles sehr zentral, sehr strukturiert und jederzeit griffbereit.
I: Wann ist das für dich spürbar geworden? Wie lange nach dem Kursstart hast du die Veränderung gespürt?
B: Für mich war das innerhalb von wenigen Tagen spürbar. Tatsächlich war die Umstellung auf Papier und Bleistift zu arbeiten die größte Umstellung. Direkt nach dem Workshop hat man festgestellt, dass es an vielen Stellen funktioniert. Auch diese vermeintliche Doppelpflege, es in Outlook und auf Papier machen zu müssen, konnte ich nicht nachvollziehen. Natürlich, Termineinladungen mache ich weiterhin in den normalen, bekannten Tools. Einfach, weil ich mit mehreren Menschen zusammenarbeite. Aber die Vorbereitung und Planung habe ich für mich an der Hand. Das belastet mich zeitlich gar nicht. Im Gegenteil, in jedem Moment, wenn mir etwas einfällt, wenn ich irgendwo einen Gedanken habe, mache ich mir eine Notiz an der richtigen Stelle. Ich weiß dann auch, wie ich die wann zu welchem Zeitpunkt sammle und zusammenführe.
I: Hast du im Tagesgeschäft auch Veränderung bei deinen Kollegen wahrgenommen?
B: Die richtige Veränderung und spannende Veränderung habe ich natürlich an dem Zeitpunkt gemerkt, an dem ich Mitarbeiter von mir dazu gezogen habe. Da die mit dem gleichen Wording und Planungstool arbeiten, kann ich natürlich Dinge einsteuern und abfragen. Damit konnten sie nicht die Gabe des Vergessens haben, wo man sagen könnte: “Schaut einmal, am soundsovielten haben wir das besprochen und festgelegt.” Das ist innerhalb kürzester Zeit nach den Kursen eingetreten. Ein Kollege, der seinen ganzen Arbeitsplatz mit Post-its voll hatte, hatte die innerhalb von zwei, drei Tagen entfernt. Ich merke es auch daran, dass unsere Jour-fixe-Termine völlig anders ablaufen. Sie sind besser strukturiert und organisierter. Das war eine sehr, sehr positive Veränderung, die ich sehr schnell gemerkt habe. Weniger Sachen vergessen, klarer strukturiert sein und auch sehr klare Aussagen zu haben, was Zeitfenster anbelangt.
I: Der grundlegende erste Schritt für Veränderung zum Besseren von Doing-better ist es, keinen Tag und keine Woche unüberlegt und ungeplant anzugehen. Vor dem Start des Tages sollte man erst einmal einige Minuten weg vom Umfeld und Bildschirm gehen, um in Ruhe zu überlegen, zu reflektieren, zu entscheiden und zu planen. Wie wichtig war dieser Schritt auf einer Skala von eins bis zehn für dich? Eine Zehn wäre sehr wichtig, eine Eins gar nicht wichtig.
B: Ich würde ihn als eine Acht Plus bezeichnen. Ich denke, das kennt jeder. Man wacht morgens auf, vor dem Frühstück geht man ans Telefon, um zu schauen, welche E-Mails da sind und zu welchen Themen. Damit ist man eigentlich in der operativen Hektik ganz oft inbegriffen und vergisst sehr schnell, sich einfach einmal Gedanken zu machen. Was ist heute Priorität? Was liegt an? Was steht an? Man springt vermeintlich auf Themen, die einen anspringen. Wenn ich das Handy aufmache, sehe ich so viele ungelesene E-Mails mit neuen Terminen und man ist sofort im operativen Tagesthema drin und reflektiert selten, was eigentlich die heutige Priorität ist. Was will ich denn wirklich schaffen? Was ist notwendig? Was mache ich heute nicht? EP3.1. Ich glaube, das ist eines der wichtigen Themen, wenn man sich aus diesem elektronischen Versklavungstool herausnimmt. Man sitzt da, plant, macht sich Gedanken, taucht ab und hat für den Tag eine klare Struktur: “Das sind meine Schwerpunkte, die will ich auf alle Fälle schaffen.” Natürlich kommen immer Zwischenthemen, logisch. Es ist nicht so, dass man in der Funktion definitiv sagt, dass der Kundenanruf bis übermorgen warten muss. Das machen wir natürlich nicht. Aber man weiß, was für den Tag wichtig ist. Von daher ist es eine Acht Plus. EP3.2 Es ist für mich wichtig, sich ganz bewusst erst hinzusetzen, zu smoffen und dann in den Tag zu starten, um die wichtigen Themen nicht zu verlieren.
I: Wie schätzt du den Vorteil heute in der Arbeitswelt generell ein, erst einmal zum Überlegen und zum Planen offline zu gehen, bevor der Tag losgeht?
B: Ich persönlich schätze den Wert extrem hoch ein. EP3.2 Wir sind so getriggert von allem, von der Erreichbarkeit, der Verfügbarkeit, diesen Einflüssen, die auf einen hereinprasseln. Outlook und E-Mails habe ich erwähnt, Termine habe ich erwähnt. Dann gibt es nette soziale, auch Berufsnetzwerke, in denen man startet, sich das morgens anschaut. Dort sich einfach einmal davon herausnehmen, wie schon erwähnt, zu sagen, was ist heute wichtig, was ist Priorität, sehe ich als extrem wichtig an. Ich glaube, das ist auch für viele Menschen ein Gefühl der Hektik, des permanenten gestresst Seins. Da habe ich definitiv eine Veränderung bei mir gespürt.
I: Wie viele Minuten smoffst du am Tag?
B: Zehn bis zwölf.
I: Wie lange für einen Wochenübergang?
B: Je nach Thema und Komplexität zwischen 35 und 50 Minuten. Viel mehr ist es nicht. Dann ist aber auch wirklich die Woche vorgeplant, auch mit den To-dos und einem Review der letzten Woche. Viel mehr ist es nicht.
I: Wie schwer ist es auf einer Skala von eins bis zehn, sich die 2ease SMan-Systematik anzueignen? Eins, unmöglich, zehn, sehr einfach.
B: Ich würde einfach einmal die Zehn geben. Man könnte jetzt wieder acht oder neun sagen. Aber es ist sehr einfach. Die Tagesplanung war innerhalb von wenigen Stunden klar, wie sie zu funktionieren hat. Die Wochenplanung kam bei mir sehr, sehr schnell, weil es einfach sehr natürlich ist, zu sagen: “Mensch, jetzt habe ich den Tag geplant, aber ich habe doch Themen für die Woche. Wie kriege ich die Wochenthemen in den Tag?” Ich habe es als sehr einfach empfunden.
I: Über die letzten zehn Monate hatte ein Mentor via einer Webapp Einblick in deine täglichen persönlichen Notizen, Reviews und Planungen. Er konnte sie via Web kommentieren und direkt Rat geben, ohne jemals zu telefonieren. Wie hast du diese Unterstützung und Begleitung und im Job durch einen Mentor empfunden?
B: Es war nicht immer einfach, denn die Kommentare sind ehrlich und direkt. Aber genau das ist ja das, was ich suche oder gesucht habe. Ich brauche jemand, der mehr aus einer anderen Perspektive, auch vielleicht einer nicht aus dem gleichen Branchenumfeld kommenden Perspektive, sagt: “Björn, was meinst du damit? Drück das doch präziser aus. Keine Umschweife, keine Ausreden. Pack das in den Tag.” Das sind einfach Dinge, die mir geholfen haben. Noch einmal, manchmal fühlt man sich in der Ehre ein bisschen geknickt. Aber wenn man ehrlich ist, waren die Kommentare und Hinweise sehr hilfreich und auch wahr.
I: Wie wichtig hältst du es, dass sich auch dauerhaft jemand wohlwollend um dein persönliches Review und die Planung kümmert, der nicht dein direkter Vorgesetzter oder Kollege ist?
B: Für mich ist es oft so, man ist begeistert von etwas und fängt das hoch motiviert an. Das funktioniert auch, über die Tage, Wochen und Monate verblasst aber das eine oder andere. Da ist es für mich unglaublich wichtig, immer einmal wieder eine Stimme zu haben, die sagt: “Du, Björn, warum hast du den Tag ausgelassen? Du, Björn, wie wäre es einmal mit der Wochen- und Quartalsplanung?” Ich finde das sehr wichtig. Das nimmt natürlich mit der Zeit etwas ab. Aber es ist wichtig, dass man Kontinuität hat. Ich bin ein Mensch, der das hin und wieder braucht.
I: Was sind deine Erfahrungen zu EP5 Personalfördermaßnahmen, die sich nur im Klassenzimmer oder Seminarraum abspielen?
B: Wenn ich andere Kurse sehe, war es oftmals so, dass man motiviert ist und dort hingeht und sich weitergebildet fühlt. Aber man arbeitet die Themen nicht nach. Man hat nicht den Anstoß, zu sagen: “Okay, ich habe mich damit jetzt auseinandergesetzt. Wie kann ich das in meinem Umfeld einsetzen?” Häufig reagiert auch das Umfeld reagiert und sagt: “Hast du einmal wieder ein Buch gelesen, warst du einmal wieder bei einem Kurs?” Alle guten Vorsätze verblassen sehr schnell. Das habe ich jetzt bei Doing-better nicht so erfahren. Man hat innerhalb kürzester Zeit gestartet und angefangen. Es war anfänglich natürlich deutlich intensiver jemand da, der sagt: “Okay, lad einmal deine Daten hoch! Zeig einmal, dass du das gemacht hast! Zeig einmal deine Bilder, teile sie und ich kommentiere sie mit dir. Du, du hast heute noch nicht gesmofft, was ist los? Brauchst du Unterstützung?” Das ist jetzt mittlerweile nach einigen Monaten bei mir natürlich ein bisschen anders. Ich logge meine Zeit noch, um mich selbst zu kontrollieren und mir selbst den Zwang aufzuerlegen. Das finde ich sehr wichtig. Das ist, glaube ich, eines der Erfolgsthemen. Vor allem ist es für uns wichtig gewesen, im Management mehr Mitarbeiter, Führungskräfte hineinzubringen. Auch Mitarbeiter, bei denen man sagt: “Okay, die sind jetzt 60 plus. Warum soll ich die noch schulen?” EP6 Ich hatte einen Mitarbeiter, der sagte: “Björn, endlich habe ich etwas an der Hand, was mir liegt. Diese ganzen elektronischen Dinge habe ich gemacht, aber damit kann ich etwas anfangen. Da habe ich eine wirkliche Veränderung gespürt.” Heute sprechen wir einfach über die Wochenplanung und die Themen, die wichtig sind. Das ist für mich der große Unterschied. Wenn du sagst, Klassenraum versus Doing-better, ist es die Kontinuität und auch ein Stück weit die Kontrolle nach der Fortbildung oder dem Lehrgang, wie auch immer man es bezeichnen möchte. Dass da etwas da ist, was über Wochen und Monate sich doch eher einspielt, als wenn das einmal ein, zwei Tage ein Workshop ist. Dann geht man heraus und: “Mach etwas damit.”
I: Wem würdest du empfehlen, sich die 2ease SMan-Systematik anzueignen?
B: Ich würde sagen, jedem. Das funktioniert für den Schüler, Studenten und auch den Topmanager. Natürlich ist es unterschiedlich. Wenn ich sehr, sehr viel operative, wiederholende, tägliche Arbeiten habe, ist es etwas anderes. Aber sobald ich mich ein Stück weit planen und organisieren muss, Schwerpunkte setzen muss oder in einem Projekt aktiv bin, hilft es. Dann hilft es absolut, nicht aus den Augen zu verlieren, was man sich vorgenommen hat und was wann notwendig ist.
I: Würden mehr Menschen ihren Tag erst wohlüberlegt und geplant angehen, gäbe es viel weniger gestresste Menschen bei der Arbeit.
B: Zehn.
I: Würden mehr Menschen ihren Tag erst wohlüberlegt und geplant angehen, während die Unternehmen produktiver und schneller?
B: Acht.
I: Dank dem Smoffen mit dem 2ease SMan-System bin ich ruhiger und entspannter geworden.
B: Acht.
I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System lasse ich mich weniger aus der Ruhe bringen. Ich bin resilienter geworden.
B: Das ist für mich eine Sechs Plus. Aber definitiv hat das einen positiven Effekt gehabt.
I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System bin ich substanziell produktiver geworden.
B: Sieben bis acht. Man muss aufpassen, dass man sich den Tag nicht wieder mit anderen Dingen noch mehr voll plant.
I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System bin ich zuverssiger und zielsicherer geworden.
B: Das ist mir bestätigt worden. Von daher würde ich sagen, eine Acht bis neun.
Aus Gründen der Lesbarkeit und Verständlichkeit wurde die 1:1 Transkription des gesprochenen Wortes bearbeitet. Teile des Interviews wurden gekürzt. Die unten stehende Version wurde vom Interviewten geprüft und freigegeben, in dem Sinne, das der unten stehende Text korrekt und unverfälscht seine/ ihre Meinungen und Erfahrungen wiedergibt.