Locker mehr leisten können und schneller voran kommen, mit weniger Mühe. Dafür braucht es die entsprechende Ausstattung.

Transkription des Interviews

I: Dein Arbeitgeber fördert seit einigen Jahren jeden Tag und jede Woche systematischer, wohlüberlegter und geplanter anzugehen. Er fördert das Smoffen mit dem 2ease SMan-System. Was hat das für dich bewirkt?

B: Ja, es war natürlich am Anfang mal eine neue Aufgabe. Es war sehr interessant, das mal kennenzulernen, sich jeden Tag vor Arbeitsbeginn mal konstruktiv zu beschäftigen, was will ich heute machen? Was sind relevante Themen? Oder was ist vielleicht nicht ganz so wichtig und ich könnte es auch noch nächste Woche erledigen? Das war auf jeden Fall eine neue Erfahrung. Verändert hat sich bei mir vor allen Dingen etwas kontinuierlich zu machen. Wirklich jeden Morgen. Also ich bin jemand, der das versucht, morgens gleich zu machen. Das funktioniert leider nicht immer so. Aber ich habe mir am Anfang auch einen Zettel hingeklebt an den Bildschirm, das Smoffen nicht vergessen. Aber sonst hat es eigentlich ganz gut geklappt. Ich bin dann einfach mal losgelaufen, habe es immer probiert. Ich denke natürlich, heute, ich mache es ja jetzt auch schon eine gewisse Zeit, sehe ich manches auch etwas anders oder habe das auch für mich vielleicht mal ein bisschen angepasst. Aber sonst hat es sich schon sehr positiv auf meinen Arbeitsalltag ausgewirkt. Und so probiere ich es ja mittlerweile auch an meine Kollegen weiterzugeben.

I: Wie hat sich verändert, wie du dich fühlst, wie du wirkst oder wie gut du bei der Arbeit bist?

B: Ich denke, dass ich sagen kann, dass ich schon vorher recht strukturiert war. Also ich bin da vorher nicht planlos rumgelaufen. Aber ich komme mir jetzt sicherer vor in der Hinsicht, dass ich das Gefühl habe, weniger zu vergessen. Ich nehme das Smoffbuch mit, zum Beispiel in jede Sitzung. Wenn ich dann Themen habe, schreibe ich mir das eben auf dieses Schmierblatt (Wochennotizblatt), dass man wirklich nichts vergisst. Und das ist glaube ich ein Punkt, der extrem wichtig ist. Dadurch wird man wahrscheinlich auch etwas sicherer oder wird entspannter, ich will mal sagen entspannter, weil man das Gefühl hat, halt weniger zu vergessen. Also im Großen und Ganzen würde ich schon sagen, sehr positiv. Ja, das muss man wirklich so festhalten. #00:02:25-9#

I: Cool. Du hast gesagt, du bist alleine gestartet, schon einige Zeit her, ab wann ist denn diese Veränderung spürbar geworden für dich?

B: Ich würde sagen, so richtige Veränderungen hatte ich nach circa vier Wochen. Nach vier Wochen habe ich schon gemerkt hat, dass da viel mehr Kontinuität drin ist, dass man sich entspannter fühlt, man stolz ist. Also ich war immer stolz. Ich habe es ausgefüllt, habe es dann noch mal angeguckt und habe gesagt: „Guck mal was du da so alles geschafft hast.“ Oder teilweise auch: „Warum ist das liegen geblieben?“ Also das war einfach angenehm. Das war auch eine gute Erfahrung und deswegen würde ich realistisch sagen, vier Wochen hätte ich schon gebraucht und da habe ich Veränderungen an mir feststellen können.

I: Hat sich durch die Veränderungen, wie du deine Tage und Wochen angehst, auch etwas in der Beziehung zu Mitarbeitern verändert?

B: Ich glaube schon, dass sich was verändert hat. Mir ist immer wichtig, das Anliegen meiner Mitarbeiter ernst zu nehmen. Ich bin auch jemand, der sich beim Smoffen oder in meiner Zeiteinteilung im Thema Personal sehr viel Zeit schafft, also Freiraum nimmt, um sich um das Personal zu kümmern. Ich habe ein sehr positives Feedback darüber, dass die Leute sehen, wenn mit mir was besprochen wird, dass das auch erarbeitet wird. Und das ist natürlich auch dem geschuldet, wenn ich es so stehen habe, vergesse ich es ja nicht. Ist ja relativ easy. Ich muss nur drauf gucken und sehe, hast du dem Mitarbeiter sein Anliegen schon gemacht? Wie ist das? Und das ist etwas, was ich sehr positiv als Feedback bekommen habe. Und deswegen würde ich sagen, dass auch die Mitarbeiter eine Veränderung festgestellt haben. Immer hinter der Prämisse ist es so, dass wenn die mir vorher was gesagt haben, dass ich alles vergessen habe. Aber einen Teil, das muss man leider sagen, hat man halt vergessen und das habe ich damit nahezu abgestellt.

I: Der grundlegende erste Schritt für Veränderungen zum Besseren von doing better ist es, keinen Tag und keine Woche unüberlegt, ungeplant anzugehen. Sondern vor dem Start des Tages erst einige Minuten Aufkleiden von Umfeld und Bildschirm zu gehen, um in Ruhe zu überlegen, reflektieren, zu entscheiden und zu planen. Wie viele Minuten Smoff-Zeit hast du am Morgen?

B: Also das variiert zwischen vier und sieben Minuten. Also in der Regel glaube ich, ich kenne jetzt mein Profil wirklich nicht, aber ich glaube so fünf, sechs ist schon Standard. Das ist auch eine realistische Zeit. Ich möchte dann auch wirklich, wenn ich am Smoffen bin und jemand kommt, den schicke ich auch weg. Also ich will dann auch nicht abgelenkt werden und zwischen vier und sieben Minuten. Das kommt immer darauf an, wenn ich in der Wochenplanung schon etwas mehr in die Woche schreibe, kann auch mal sein, dass ein Tag dann mit vier Minuten oder viereinhalb Minuten dann beendet ist.

I: Und für Wochenreview und Wochenplanung?

B: Wochenplanung, das ist auch unterschiedlich. Also ich hatte auch schon 17 Minuten, aber in der Regel sind es immer so zwischen 22 und 28 Minuten. Also über 20 Minuten auf jeden Fall und das brauche ich auch. Also kürzer komme ich auf gar keinen Fall hin. Das sind zu viele Themen dann, die ich machen möchte und dann passt das auch.

I: Wie schätzt du den Vorteil heute in der Arbeitszeit generell ein, erst mal zum überlegen und planen offline zu gehen, bevor der Tag losgeht?

B: Also das schätze ich als Riesenvorteil ein. Das ist ja ganz klar. Der Alltag wird für alle stressiger. Das muss man auch mal sagen. Ich will nicht sagen, die Kundschaft wird schwieriger, aber es hat sich schon vieles verändert. Und ich finde es extrem wichtig, wirklich mal zu sagen, sich mal hinzusetzen, was möchte ich denn heute überhaupt abarbeiten. Was ist denn mein Ziel für den heutigen Tag? Und das Ganze dann nochmal zu filtern, was ist denn davon überhaupt wichtig. Wissen Sie, wenn viele meinen, das ist jetzt wichtig, ich habe da 20 Punkte draufstehen. Das ist meiner Meinung nach völlig falsch. Dann soll er sich lieber mal auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Ich habe auch Tage, wo ich am Ende vielleicht drei, vier Aufgaben nur angefangen habe oder habe gar nichts gemacht. Aber dann weiß ich wenigstens, dann übernehme ich das wieder in den Folgetag oder zwei Tage später, wenn ich weiß, es ist unrealistisch morgen. Von daher ist es extrem wichtig und vor allen Dingen auch die Filterung, was ist denn wichtig und was hat denn gegebenenfalls noch Zeit, vielleicht sogar zwei, drei Wochen, um einfach den Alltag oder das Tagesgeschäft auch etwas zu entlasten, ein bisschen klarer zu denken.

I: Ein Mentor kann via einer Web-App Einblick in deine persönlichen Notizen, Reviews und Planungen nehmen. Er konnte diese via Web kommentieren und direkt Rat geben, ohne jemals zu telefonieren. Wie hast du diese Unterstützung und Begleitung on the job aus der Ferne durch diesen Mentor empfunden?

B: Die habe ich als sehr gut empfunden, weil man ist ja am Anfang unsicher. Mache ich alles richtig, dann vergisst man auch mal was, das passiert einfach. Bei mir war es der Jürgen, der mir dann praktisch als Mentor zur Seite gestanden hat und ich habe mich auch immer auf das Feedback gefreut. Ich habe dann mal geschaut, hast du es gut gemacht, hast du es vielleicht nicht ganz so toll gemacht. Aber ich finde es extrem wichtig und das würde ich auch jedem empfehlen. Aber auf jeden Fall ist es gut, dann noch jemanden an seiner Seite zu haben.

I: Wie wichtig hältst du es auf einer Skala von eins bis zehn, dass sich auch dauerhaft jemand on the job wohlwollend um deine persönliche Review und Planung kümmert, der nicht dein direkter Vorgesetzter ist?

B: Auch das finde ich gut oder sogar sehr gut. Die Frage ist halt nur, in welcher Regelmäßigkeit man das macht. Ich finde zum Beispiel jetzt die Unterstützung, die ich vom Jürgen habe, für die Jahresplanung et cetera oder dieses eins zu eins machen, was wir jetzt begonnen haben, finde ich extrem wichtig und auch sehr gut, dass man das hat. Ob ich das dann in meiner Wochenplanung jetzt jede Woche brauche, das halte ich mal für dahingestellt. Ich glaube, irgendwann sieht man ja auch als Mentor, welches Level hat einer erreicht und dann muss ich den irgendwann auch mal alleine laufen lassen.

I: Wem würdest du es empfehlen, sich 2ease SMan-Systematik anzueignen?

B: Also wenn ich jetzt bei mir in meinen Abteilungen schaue, ganz klar alle Leuten mit Führungsaufgaben, die Personalführung haben. Ich sehe die Projektleiter da ganz klar mit dabei, weil die sehr viel auch Tagesgeschäft haben. Die haben sehr viele verschiedene Aufgaben, die haben sehr viel Kundenkontakt und das muss schon alles ja auch mal geordnet werden. Das sind glaube ich alle relevanten Personen im technischen Bereich.

I: Für wen macht es keinen Sinn, sich die 2ease SMan-Systematik anzueignen?

B: Ob jetzt, das ist ja nicht negativ gemeint, ob man jetzt als normale Bürokraft das benötigt, glaube ich eher nicht. Wobei dann natürlich auch die Frage ist, wie viel Kundenkontakt habe ich, wie viele Aufgabengebiete habe ich. Ja, also ist es schwer zu sagen, wahrscheinlich würde es jedem irgendwo helfen. Die Frage ist halt nur, ist es bei dem einen, hat er denselben Nutzen wie vielleicht jetzt jemand von der Technik, in meinem Fall jetzt in den Abteilungen. Aber prinzipiell glaube ich schon, dass es mit Sicherheit noch keinem geschadet hat in seinem Arbeitsleben, wenn er das mal machen würde.

I: Cool. Gut, zum Schluss kommen noch ein paar Aussagen, denen du zustimmen kannst oder nicht. Und zwar immer auf einer Skala von eins bis zehn. Zehn heißt, trifft voll und ganz zu, eins heißt, trifft überhaupt nicht zu. Und Aussage Nummer eins ist, würden mehr Menschen ihren Tag erst wohl überlegt und geplant angehen, gäbe es viel weniger gestresste Menschen bei der Arbeit.

B: Das ist trifft voll und ganz mit der zehn zu. Das ist so, weil das ist einfach, die werden an sich etwas ruhiger. Weil man hat ja immer diese Panik, was vergessen zu haben. Und wann entsteht denn Stress? Den Stress macht man sich ja meistens auch selbst. Das muss man ja auch mal so festhalten.

I: Würden mehr Menschen ihren Tag erst wohl überlegt und geplant angehen, wären die Unternehmen produktiver und schneller?

B: Auch hier ganz klar die zehn, weil das deckt sich ja auch mit dem Punkt davor, habe ich weniger Reklamationen, mehr zufriedene Kunden, ist es immer besser für den Deckungsbeitrag der Projekte und so weiter. Also ganz klar die zehn. Das wäre natürlich für jedes Unternehmen ein Vorteil.

I:  Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System bin ich ruhiger und entspannter geworden.

B: Also ich ist jetzt nicht so, dass ich Valium gebraucht habe, um mich morgens zu beruhigen auf der Arbeit, aber man fühlt sich schon sicherer, ganz klar, das muss man sagen. Und ja, ich würde es mal als fünf, also ja, eine fünf würde ich da mal für mich persönlich nehmen.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System lasse ich mich weniger aus der Ruhe bringen. Ich bin resilienter geworden.

B:  Auch das würde ich bestätigen mit einer zehn, wobei man jetzt mal gucken muss, man lernt ja auch im Alter hinzu, das muss man ja auch mal ganz klar sagen. Ich bin vielleicht heute auch etwas gelassener oder entspannter, wie ich das vielleicht mal vor zehn Jahren war, aber auch da würde ich schon die zehn sagen, auf jeden Fall.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System bin ich substanziell produktiver geworden.

B: Auch das würde ich mit Sicherheit als zehn sehen, also trifft voll und ganz zu, weil ich wie gesagt organisierter dadurch bin und das kommt natürlich jedem zugute und allem und auf jeden Fall die zehn.

I: Durch das allmorgendliche Smoffen mit dem 2ease SMan-System bin ich zuverlässiger und zielsicherer geworden.

B: Auch das trifft voll und ganz zu. Das sind ja die Punkte, das spiegelt sich ja immer mit dem Punkt auch davor. Wie gesagt, die Kollegen, man schreibt das gleich auf, man vergisst dadurch nichts. Ich gehe gezielter an die Sachen ran. Ich bearbeite wichtige Dinge schneller, wie vielleicht die unwichtigen, auch wenn die natürlich leichter abzuarbeiten wären. Das ist ja auch das typisch Menschliche, machen wir erstmal das, was einem leicht fällt, aber das andere bleibt ja nicht liegen. Und deswegen auch ganz klar die zehn.

I: Gut, vielen Dank Thorsten. Wenn du jetzt noch irgendetwas der Nachwelt übergeben möchtest, darfst du das jetzt gerne machen.

B: Ja, ich kann wirklich jedem sagen, ich empfehle es jedem. Ich bin auch jemand, der ist aufgeschlossen für neue Dinge. Man darf sich da nicht allem verschließen. Ich war am Anfang auch skeptisch. Ich müsste ja jetzt lügen, wenn ich was anderes sage, aber ich habe das probiert. Ich bin auch froh, dass ich das gemacht habe und ich habe das mittlerweile auch in meinem Team wirklich an jeden weitergegeben. Und kann nur jedem empfehlen, das zu nutzen. Der Arbeitsalltag wird mit Sicherheit nicht schlechter. Im Gegenteil, es hat sehr, sehr viele Vorteile. Ich mache jetzt auch seit genau einer Zeit diese Jahresplanung für mich und mir macht es so richtig Spaß. Ich bin überrascht, wie viele Punkte man doch hat, die man so im Jahr abarbeiten möchte. Und wenn man dann das Quartal zurück bewertet oder mal den ersten Abschnitt vom Quartal macht und man sieht, das habe ich schon gut geschafft. Oder Donnerwetter, das hängt oder woran liegt das? Man darf ja auch nicht immer die Fehler nur bei sich suchen. Wenn man ja auch viel abhängig ist von anderen Gewerken, anderen Firmen et cetera, et cetera, dann muss man halt sagen, bin ich da jetzt schuld oder ich habe mein maximalstes gegeben, mehr war einfach nicht drin und deswegen empfehle ich jedem, mach das. Für die, die es wichtig ist, auch mal diese (2ease SMan) Jahresplanung, die war auch extrem interessant und wünsche jedem damit viel Spaß.

Aus Gründen der Lesbarkeit und Verständlichkeit wurde die 1:1 Transkription des gesprochenen Wortes bearbeitet. Teile des Interviews wurden gekürzt. Die unten stehende Version wurde vom Interviewten geprüft und freigegeben, in dem Sinne, das der unten stehende Text korrekt und unverfälscht seine/ ihre Meinungen und Erfahrungen wiedergibt.